Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania: wzór i generator

Protokół zdawczo-odbiorczy spisujesz z właścicielem dwa razy: kiedy odbierasz klucze i kiedy je oddajesz. Generator prowadzi cię przez wszystko, co powinno się w nim znaleźć: liczniki, klucze, stan każdego pomieszczenia i wyposażenie. Wypełnisz go na telefonie albo komputerze, a potem wydrukujesz dwa egzemplarze do podpisu. Pod generatorem znajdziesz poradnik, jak spisać protokół, żeby przy wyprowadzce odzyskać całą kaucję.

Protokół zdawczo-odbiorczy – wzór do wypełnienia i druku

Czym jest protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania i jak chroni kaucję?

Protokół opisuje mieszkanie w dniu, w którym je dostajesz: co działa, co jest porysowane, ile jest kluczy i jakie są odczyty liczników. Podpisują go obie strony. Przy wyprowadzce spisujecie drugi protokół i porównujecie oba.

Dla ciebie to przede wszystkim ochrona kaucji. Po zakończeniu najmu oddajesz mieszkanie w stanie niepogorszonym, ale nie płacisz za zużycie, które wynika z normalnego używania. Kłopot w tym, że bez protokołu przyjmuje się, że dostałeś mieszkanie w dobrym stanie. Jeśli przy wyprowadzce właściciel znajdzie pęknięte płytki, to ty musisz wykazać, że pękły przed twoją wprowadzką. Z protokołem i zdjęciami pokazujesz wpis sprzed roku i sprawa jest zamknięta. Terminy zwrotu i dozwolone potrącenia opisujemy w poradniku o kaucji za mieszkanie.

Jak spisać protokół zdawczo-odbiorczy przy wprowadzce?

Zanim podpiszesz umowę, obejrzyj mieszkanie z checklistą oglądania mieszkania. Protokół spisujecie później, w dniu odbioru kluczy, kiedy mieszkanie jest już puste i posprzątane.

1. Umów odbiór kluczy za dnia. Przy świetle dziennym widać rysy i zacieki, których wieczorem nie zauważysz.
2. Przed spotkaniem wpisz w generatorze adres, strony i datę umowy. Na miejscu zostaje ci sam stan mieszkania.
3. Przejdź pomieszczenie po pomieszczeniu. Przy każdym elemencie wybierz stan, a w uwagach pisz konkretnie: „rysa ok. 15 cm na panelu przy oknie”, a nie „drobne rysy”.
4. Sprawdź, czy wszystko działa. Odkręć ciepłą wodę, spuść wodę w WC, włącz płytę, piekarnik i pralkę, zapal każde światło, a gniazdka sprawdź ładowarką do telefonu.
5. Spisz liczniki i policz klucze, piloty i karty do domofonu.
6. Dopisz wyposażenie. Przy droższym sprzęcie podaj markę albo model.
7. Wydrukuj protokół w dwóch egzemplarzach. Podpiszcie oba i każdy zabiera swój.

Jeśli na miejscu wyjdzie coś, czego nie ma w wydruku, dopisz to długopisem w polu uwag na obu egzemplarzach i poproś właściciela o parafkę obok.

Protokół zdawczo-odbiorczy przy wyprowadzce – jak go spisać?

Protokół zwrotu spisujecie w dniu oddania kluczy. Generator pamięta protokół wydania w tej przeglądarce, więc przy wyprowadzce kliknij „Utwórz protokół zwrotu z protokołu wydania”. Dostaniesz ten sam formularz, a przy każdej pozycji zobaczysz stan z wprowadzki. Zmieniasz tylko to, co się zmieniło, i wpisujesz nowe odczyty liczników. Jeśli zmieniłeś telefon albo wyczyściłeś dane przeglądarki, wypełnij formularz od nowa z papierowym egzemplarzem w ręku.

1. Kilka dni wcześniej posprzątaj i usuń to, za co odpowiadasz: przepalone żarówki, zapchany odpływ, luźną klamkę.
2. Obejdźcie mieszkanie z protokołem wydania w ręku. Porównujecie stan z zapisem, a nie z pamięcią.
3. Spisz liczniki i zrób zdjęcia, tak samo jak przy wprowadzce.
4. Wpisz, ile kluczy, pilotów i kart oddajesz.
5. Jeśli właściciel zgłasza szkodę, wpisz w uwagach, czego dotyczy i ile ma kosztować naprawa. Jeśli się nie zgadzasz, dopisz obok swoje stanowisko.
6. Dopisz, na jaki rachunek ma wrócić kaucja. Ustawa daje na to właścicielowi miesiąc od opróżnienia lokalu.

Czy musisz malować przed wyprowadzką, zależy też od umowy. Takie zapisy omawiamy w poradniku umowa najmu – na co zwrócić uwagę.

Jak robić zdjęcia i wideo do protokołu?

Protokół opisuje stan mieszkania, a zdjęcia go pokazują. Rób je w dniu podpisania protokołu.

• Zacznij od nagrania. Przejdź powoli całe mieszkanie, pokój po pokoju, i mów, co pokazujesz. Jedno ciągłe wideo trudno podważyć.
• Potem zdjęcia: najpierw ogólne ujęcie każdego pomieszczenia z dwóch rogów, potem zbliżenia każdej usterki. Przy rysach połóż obok długopis albo monetę, żeby było widać skalę.
• Trzymaj oryginały w chmurze albo na komputerze. Data i godzina zapisują się w pliku, a część komunikatorów usuwa je przy wysyłce.
• Jeszcze tego samego dnia wyślij właścicielowi zdjęcia albo link do folderu mailem. Wiadomość potwierdza datę i to, że druga strona je dostała.

W sekcji o dokumentacji wpisz liczbę zdjęć i nagrań oraz to, gdzie je wysłałeś. Wtedy zdjęcia są załącznikiem do podpisanego protokołu, a nie luźnymi plikami w telefonie.

Jak spisać stany liczników w protokole?

Odczyt z dnia wprowadzki oddziela zużycie poprzedniego lokatora od twojego. Spisz prąd, gaz, wodę zimną i ciepłą, a jeśli są, także podzielniki ciepła na grzejnikach. Przy każdym liczniku wpisz jego numer, nie tylko odczyt, bo w bloku łatwo pomylić swój licznik z sąsiednim. Zrób zdjęcie, na którym numer i odczyt są w jednym kadrze. Przy wyprowadzce generator sam policzy zużycie między odczytami. Jeśli umowę z dostawcą prądu albo gazu masz na siebie, ten sam odczyt przyda ci się przy jej zamykaniu.

Właściciel nie chce podpisać protokołu. Co zrobić?

Bywa, że właściciel się spieszy, mówi, że protokół jest niepotrzebny, albo nie zgadza się z twoim opisem. Wtedy:

• Spisz protokół sam w dniu wprowadzki i zrób zdjęcia według zasad opisanych wyżej.
• Wyślij go właścicielowi mailem jako PDF razem ze zdjęciami. Napisz, że to stan mieszkania z dnia odbioru kluczy, i poproś o uwagi w ciągu kilku dni. Brak odpowiedzi nie zastąpi podpisu, ale masz dowód, że od początku znał twój opis.
• Poproś znajomego, żeby był przy odbiorze kluczy i podpisał protokół jako świadek.
• Jeśli właściciel podpisuje, ale nie zgadza się z częścią opisu, niech wpisze swoje zdanie w uwagach. Dwa stanowiska na jednym dokumencie dają ci więcej niż brak dokumentu.

Normalne zużycie czy szkoda – za co płacisz przy wyprowadzce?

Za zużycie wynikające z normalnego używania nie płacisz. Granica nie zawsze jest ostra, ale zwykle rozstrzyga pytanie: czy to stałoby się w każdym mieszkaniu po takim czasie, czy stało się przez wypadek albo zaniedbanie?

Osobna sprawa to malowanie. Ustawa o ochronie praw lokatorów mówi, że po zakończeniu najmu lokator odnawia lokal i robi naprawy, które go obciążają (art. 6e), a wiele umów dokłada do tego wprost obowiązek malowania. Sprawdź swoją umowę, zanim uznasz, że cię to nie dotyczy. Przy starym sprzęcie pytaj, ile był wart w dniu szkody, a nie ile kosztuje nowy.

Protokół zdawczo-odbiorczy przy najmie pokoju

Przy najmie pokoju protokół obejmuje twój pokój i to, z czego korzystasz wspólnie: kuchnię, łazienkę i przedpokój. W generatorze zostaw domyślne pomieszczenia, a pokój nazwij tak jak w umowie, np. „pokój nr 2”. Części wspólne opisz dokładnie, bo przy wyprowadzce trudno ustalić, kto zniszczył blat w kuchni, z której korzystały cztery osoby.

Jeśli każdy współlokator ma osobną umowę, każdy spisuje własny protokół. Jeśli macie jedną umowę na całe mieszkanie, wystarczy jeden protokół podpisany przez wszystkich najemców. O kaucji i dzieleniu kosztów przy wspólnym najmie piszemy w poradniku o mieszkaniu ze współlokatorem.